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Desenvolvemos o Gerenciador Eletrônico de Documentos com enfoque no processo de digitalização do acervo acadêmico, atendendo todas as exigências da portaria 315, elencadas no livro “Secretaria Acadêmica: MEC e Acervo Digital”.
Faz parte do sistema o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, de acordo com a Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011.
Processo digital para gestão documental (solução completa de A a Z)
Os documentos digitalizados ou natodigitais serão gravados em repositórios locais e/ou remotos, armazenando-se em banco de dados as referências de localização.
Todo serviço de digitalização prevê, inicialmente, a preparação dos documentos: retirar grampos, clipes, quando necessário desamassar documentos, organizar em ordem sequencial, separar em lote e, eventualmente, numerar ou fixar o código de barras, que identifica o documento. Nesta etapa deve-se considerar as particularidades de cada tipo de documento, de acordo com as suas características e complexidades.
Após a preparação, os documentos deverão estar em condições de serem digitalizados por escâneres manuais ou automáticos, dependendo do tipo de documento e do estado físico do papel, convertendo-se em mídia digital. As características técnicas de cada documento – cores, fotografias, gráficos, manuscritos, tipos de impressão, entre outras – vão influenciar na necessidade de utilizar-se a resolução mais adequada.
Os documentos digitalizados ou natodigitais são certificados de acordo com o padrão ICP-Brasil. De acordo com o item IV, do artigo 46 da portaria 315: utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
É indispensável a realização minuciosa do controle de qualidade dos documentos digitalizados para garantir o perfeito armazenamento e a futura recuperação do documento. Nesse processo, todos os documentos capturados são revisados página a página, observando-se a fidelidade da imagem e/ou o conteúdo em relação ao documento original e os seus metadados.
De acordo com o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (Arquivo Nacional, 2005), indexação é a “relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização”. O processo de digitalização se inicia com a identificação dos índices do documento, e cada índice representa o conceito do documento. A indexação é um dos pontos mais importantes do processo, pois a acuidade na criação dos índices viabiliza a eficiência e a segurança na localização do documento. A complexidade da indexação é fator determinante no cálculo dos custos envolvidos no processo de digitalização dos documentos. Isso ocorre em função do cumprimento das normas para a análise do documento. A indexação pode ocorrer por entrada manual dos índices ou de forma automatizada.
O documento natodigital é todo documento produzido originariamente em meio eletrônico. A lista de frequência do aluno, diário de classe ou boletim de notas, por exemplo, são oriundas de sistemas informatizados. De acordo com o Decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015, a condição legal do documento natodigital, quanto a autenticidade e integridade, se estabelece quando há a comprovação de autoria, por exemplo, com o login e a senha, certificado da instituição ou certificação de acordo com as exigências do ICP-Brasil.
O arquivo digital deve referenciar o arquivo físico, de acordo Art. 38. da portaria 315: as IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.
Consultoria Exclusiva
As Instituições de Ensino Superior, podem contar, com a implantação do software para Gerenciamento Eletrônico dos Documento, bem como:
- equipe especializada para a tipificação dos dossiês de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos conforme portaria 92/2011;
- equipamento para a digitalização, tais como: escâner, computador, impressora e leitor de código de barra;
- hospedagem das imagens em nosso provedor;
- consultoria para a formação da Governança Documental.
Nota: Havendo interesse da IES disponibilizamos os fontes do sistema, junto com treinamento e assessoria, para total autonomia da instituição.
Assessoria Técnica
Assessoria técnica para a digitalização dos dossiês, constituindo o acervo acadêmico digital em conformidade com as exigências do MEC, abrangendo a formação e coordenação de equipes para a tipificação dos dossiês de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos conforme portaria 92/2011. Esta assessoria poderá utilizar o software da IES ou nosso sistema.
Principais funcionalidades do nosso sistema
- seleção de documentos para certificação digital de acordo com a TTD
- base de dados adequada para armazenamento e acesso aos metadados
- identificação dos documentos por código de barras (PDF 417)
- recuperação das informações de modo a garantir sua segurança e preservação
- segurança da informação por meio de regras de acesso por perfil de usuário
- log de acesso ao acervo acadêmico digital realizado pelo usuário
- seleção de documentos para certificação digital de acordo com a TTD;
- integração do acervo acadêmico físico com o digital
- controle de pendências e documentos faltantes;
- certificação digital padrão ICP-Brasil;
- relatórios gerenciais e de auditoria
- exportação do repositório arquivístico
- indexação baseada nos campos do documento
- acesso às informações 100% via web e/ou intranet
- rotinas para backup do acervo acadêmico digital
- integração com outros sistemas da IES
